Un bureau d’études du groupe REEL, spécialisé dans la conception de systèmes de manutention industrielle, souhaitait moderniser son système de gestion des affaires et des ressources.
L’entreprise équipe de grands sites mondiaux : des chaînes d'assemblage Airbus à Toulouse aux centrales nucléaires, en passant par les installations portuaires.
Ces équipements complexes et sur-mesure (ponts roulants, portiques) permettent de déplacer des charges exceptionnelles, souvent sensibles, avec une grande précision. La conception de tels systèmes mobilise des bureaux d'études répartis dans plusieurs agences en France et à l'international.
Le client : le bureau d'études Nord-Ouest
Le bureau d'études basé dans le Nord-Ouest de la France compte une vingtaine de collaborateurs, salariés et prestataires. Son activité consiste à modéliser en 3D et concevoir des systèmes de manutention industrielle sur-mesure via des outils de CAO (Conception Assistée par Ordinateur).
Face à un volume d'affaires croissant, le responsable du bureau d'études doit :
- Planifier et optimiser les ressources disponibles pour respecter les jalons des différents projets
- Gérer simultanément des affaires signées comportant des délais de livraison contractuels, et des projets en cours de négociation
- Suivre le temps passé par chaque collaborateur sur les différentes tâches
- Détecter les projets nécessitant une attention particulière ou une re-priorisation
- Diffuser du reporting auprès du pilote d'affaire et du management
Un besoin de transformation digitale
Pour piloter cette activité, l'équipe s'appuyait sur un fichier Excel partagé qui montrait ses limites :
- La duplication du fichier entre les utilisateurs créait des incohérences
- L'organisation des données en lignes et colonnes figeait le modèle des données
- Le planning de présence et la répartition des tâches restaient 100% manuelle et statique
- L'analyse nécessitait de la mise en forme pour être diffusée aux destinataires
Cette situation conduisait à des pertes de temps pour surveiller la complétude des données, et pour retravailler les données bruts pour les analyser et diffuser le reporting.
Leur priorité : avoir une solution permettant de centraliser le suivi des affaires tout en simplifiant la planification des ressources.
La saisie des temps par les équipes nécessitait une refonte complète pour gagner en fluidité et en précision.
Et, au-delà de ces aspects opérationnels, l'outil devait servir d'instrument de pilotage en permettant d'anticiper les variations de charge de travail. L'analyse de la performance des études par projet constituait un axe majeur pour optimiser la rentabilité et améliorer les estimations futures.
En résumé, l'ambition est de se doter d'un nouvel outil qui s’inscrit naturellement dans l'environnement de travail en tenant compte des exigences suivantes :
Une approche pragmatique basée sur l'existant
Le point de départ de ce projet était donc un fichier Excel qui, malgré ses limitations, constituait déjà l'outil central de pilotage du bureau d'études.
Phase d'analyse et de cadrage
Les premières sessions de travail ont permis de décortiquer l'utilisation quotidienne de l'outil existant, comprendre l'organisation de l'équipe et identifier les points d'amélioration souhaités.
Un aspect déterminant du projet était la nécessité d'intégrer les données existantes en assurant leur migration vers la nouvelle solution.
Un développement itératif centré utilisateur
Le projet s'est structuré autour d'un cycle de développement court mais intense de 20 jours, étalé sur deux mois début 2024.
Cette période de réalisation relativement courte a été rendue possible grâce à une approche itérative : chaque nouvelle fonctionnalité était rapidement déployée sur un serveur de test pour validation.
Une équipe de validation stratégique
La réussite du projet repose en grande partie sur la constitution d'une équipe de validation pertinente. Le responsable du bureau d'études avait désigné deux "ambassadeurs" représentant des profils utilisateurs complémentaires :
- Les opérationnels, focalisés sur la gestion du planning et le pointage
- Les managers, centrés sur le pilotage des affaires et le reporting
Cette configuration optimisée a permis d'obtenir des retours au fil de l'eau sur l'ensemble des fonctionnalités.
Architecture technique et développement
Le choix s'est porté sur des technologies web standards et open source, combinant React pour l'interface utilisateur, Node.js pour le backend, et PostgreSQL pour la base de données.
Cette stack technique offrait plusieurs avantages : un déploiement simplifié via navigateur web, une grande maintenabilité du code, et surtout la possibilité pour le client de faire évoluer l'application avec n'importe quel prestataire familier de ces technologies courantes.
Le défi de l'allocation automatique des ressources
Le cœur algorithmique du projet résidait dans l'optimisation des ressources.
L'enjeu était de créer un système capable de confronter intelligemment le plan de charge (tâches, échéances) avec les disponibilités réelles des équipes, en prenant en compte les congés, jours fériés et mouvements de personnel.
Cette fonctionnalité complexe devait répondre à une question importante : les jalons fixés sont-ils réellement tenables avec les ressources disponibles ?
La difficulté ne se limitait pas au calcul - qui représente à lui-seul plusieurs milliers de lignes de code - mais s'étendait aussi à la représentation visuelle des résultats.
Trois modes de visualisation ont été développés :
- des indicateurs synthétiques par affaire,
- un planning détaillé indiquant qui fait quoi chaque jour,
- et une courbe de charge, permettant d'appréhender rapidement la situation globale, en y intégrant des nouvelles affaires potentielles.
Une approche qualitative du suivi
Au-delà des calculs purement quantitatifs d'allocation, le système intègre un mécanisme de feedback continu. Les équipes renseignent quotidiennement leur temps passé sur chaque tâche, permettant de détecter précocement les divergences entre l'avancement réel et le temps consommé. Cette dimension qualitative enrichit la pertinence des alertes générées par le système.
Une méthodologie de test rigoureuse
Face à la complexité des calculs d'allocation, une approche Test Driven Development (TDD) a été adoptée : cette méthodologie consiste à développer le code de façon incrémentale, en commençant par écrire les tests avant le code lui-même.
En partant de cas simples (une affaire, une personne) pour aller progressivement vers des scénarios plus complexes, cette approche a permis de construire un code robuste tout en optimisant le temps de développement.
Cette méthode s'est révélée particulièrement adaptée pour gérer la complexité croissante des règles d'allocation, en évitant les longues sessions de débogage traditionnellement associées à ce type de développement algorithmique.
Quelques métriques liées au projet
L'envergure du projet se reflète à travers quelques chiffres liés, d’une part, à la technique :
- 20 pages NextJS
- 8 000 lignes de code
- Une solution équilibrée entre richesse fonctionnelle et maintenabilité
Et d’autre part, à la production :
- 70 utilisateurs actifs
- Plus de 500 tâches gérées
- Performance validée en conditions réelles
Vue d'ensemble des fonctionnalités
L'application développée pour le bureau d'études est articulée autour de sept modules complémentaires.
Chaque composant a été pensé pour répondre aux besoins spécifiques des différents acteurs, du collaborateur terrain jusqu'au management stratégique.
| Module | Description | Bénéfices |
|---|---|---|
| Interface d'accueil | Vue synthétique du portefeuille d'affaires avec indicateurs visuels (vert/rouge) | • Identification Rapide des points d'attention • Suivi immédiat des jalons |
| Gestion des affaire | Découpage en lots et tâches spécifiques avec interface drag & drop | • Organisation par expertise (mécanique, CAO, etc.) • Attribution fluide des tâches |
| Pilotage des ressources | Système de projection et d'alerte basé sur l'avancement réel | • Anticipation des dépassements • Calcul automatique des projections |
| Allocation automatique | Optimisation intelligente de la répartition des tâches | • Prise en compte des contraintes calendaires • Recalcul dynamique du planning |
| Espace collaboratif | Visibilité partagée sur les plannings et saisie des temps | • Optimisation des interactions entre équipes • Suivi précis des activités |
| Dashboard management | Diagramme charge-ressources pour vision stratégique | • Analyse des capacités vs charge • Identification des périodes critiques |
| Intégration système | Solution web accessible via navigateur | • Centralisation des informations • Gestion fine des droits d'accès |
Avant/après : du support Excel à l'application métier
Voici le support initial qu’utilisaient les équipes :
Un tableau dense qui comporte toutes les données nécessaires, mais qui atteint ses limites pour prendre en compte des affaires plus complexes (découpées en lots) ou des allocations multiples.
Voici le dashboard du nouvel outil, qui présente l'analyse charges / ressources du bureau d'étaudes :
Fini les longues analyses de planning : ce graphique révèle en un coup d'œil les pics d'activité et les disponibilités des équipes, en tenant compte
- des congés, formations,
- et de l'écart entre l'avancement et le temps déjà consommé sur chaque tâche.
Regardons de plus près la gestion d’une affaire :
L'organisation de projets devient intuitive : quelques glisser-déposer suffisent pour structurer les affaires par expertise et distribuer les tâches aux équipes.
Une transformation des pratiques de gestion
L'implémentation de l'outil a amélioré le fonctionnement du bureau d'études, touchant aussi bien les aspects organisationnels que relationnels.
Une circulation optimisée de l'information
Le gain majeur réside dans la fluidification des échanges d'information, tant au sein du bureau d'études qu'avec les parties prenantes externes.
Les responsables d'affaires, qui supervisent l'ensemble du processus incluant la fabrication, bénéficient désormais d'une visibilité directe sur l'avancement des études. Plus nécessaire de rédiger un mail hebdomadaire : l'information temps-réel est à portée de main.
Chaque collaborateur du bureau d'étude dispose d'une vision du planning journalier actualisée en temps-réel : chacun connait ses tâches prioritaires, et celles de ses collègues. Les sollicitations imprévues des experts métiers ne sont plus en temps masqué : elles sont simples à collecter et permettent une vision objective des coûts des aléas ou du support.
Une planification maîtrisée grâce à des données fiables
Avec près de 500 tâches gérées depuis sa mise en place, le système offre une vision précise des charges de travail actuelles et à venir.
Cette maîtrise du planning se traduit par :
- Des délais de livraison ajustés aux capacités réelles
- Une allocation fluide des ressources selon les besoins
- Des décisions fondées sur des données concrètes pour le renfort des équipes (prestataires ou recrutements)
- Une meilleure priorisation des nouveaux projets
Les responsables et le management visualisent des données qui tiennent compte de l'avancement de chaque tâche, et des indisponibilités à venir (fin d'une prestation, congés, formations). Cette fiabilité des données renforce la qualité du dialogue avec les clients sur les délais et les livrables.
Une vision élargie
Au-delà des gains pour ce bureau d'études, l'outil révèle son potentiel d'analyse à l'échelle du groupe.
La centralisation des données et leur structuration ouvrent la voie à une gestion coordonnée entre les différents bureaux d'études. Cette nouvelle dimension facilite l'optimisation des ressources et harmonise les méthodes de gestion. La vue consolidée des capacités permet un pilotage stratégique des investissements en compétences à l'échelle groupe.
Une solution évolutive orientée vers l'avenir
L'outil, initialement conçu pour répondre aux besoins d'une agence unique, s'apprête à franchir une nouvelle étape avec le développement de sa version 2. Cette évolution témoigne de la confiance accordée par le client et répond à des enjeux stratégiques plus larges.
Une V2 aux ambitions nationales
La nouvelle version marque une transition significative : d'un outil mono-agence, la solution évolue vers une plateforme capable de gérer plusieurs bureaux d'études du groupe.
Cette montée en puissance nécessite une évolution technique importante, notamment dans la gestion des données qui doivent désormais être rattachées à leurs agences respectives. L'enjeu est double : assurer une séparation claire des informations entre agences tout en permettant une vision consolidée au niveau groupe.
Des fonctionnalités multi-agences innovantes
La V2 introduit des fonctionnalités stratégiques, telle que la gestion des renforts inter-agences.
Cette innovation permet d'optimiser les ressources à l'échelle nationale : une agence disposant de marges de manœuvre peut désormais facilement venir en support d'une autre structure en tension, réduisant ainsi le recours aux prestataires externes.
Cette mutualisation des ressources s'accompagne d'une visibilité groupe inédite sur l'équilibre charge-ressources, offrant aux dirigeants une vue consolidée jusqu'alors impossible à obtenir.
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